Biurowa prokrastynacja, czyli „zrobię to później”

Teraz nie, to zadanie wykonam później. Ten projekt może poczekać. A może pomyślę o tym jutro? Jakie wymówki najczęściej towarzyszą pracownikom, którzy z powodu nadmiernego hałasu, wszechobecnego szumu informacyjnego czy chaosu w miejscu pracy, odkładają obowiązki wymagające koncentracji i decyzyjności na kolejną godzinę, dzień, miesiąc? W atmosferze noworocznych postanowień, sprawdzamy, jak to jest z biurową prokrastynacją, czyli odkładaniem na później.

O akustyce słów kilka

66 proc., nawet o tyle może spaść wydajność z powodu hałasu w miejscu pracy. A 3 na 10 pracowników właśnie z tego powodu regularnie traci koncentrację[1]. Jeśli przyjmiemy za Colinem Rowlingsem, znanym akustykiem, że ponowne skoncentrowanie się na zadaniu, które zostało przerwane przez niechciany dźwięk, zajmuje każdorazowo około 10-15 minut[2], wszystkie wymówki przekładania trudnych projektów powinny być nam wybaczone. Dlaczego? Przyjrzyjmy się akustyce w naszych biurach.

Na skalę międzynarodową

Ostatni raport Leesman Index, firmy zajmującej się analizą miejsc pracy, oparty na odpowiedziach 108 tysięcy respondentów z 49 krajów, w tym z 893 lokalizacji, mierzy właściwości biur typu open space. Tegoroczna edycja badania dotyczyła hałasu w przestrzeni office. Okazuje się, że jedynie 30 proc. badanych jest zadowolonych z obecnego poziomu głośności w przestrzeni, w której na co dzień pracuje. To właśnie hałas wskazywany jest jako główny czynnik spadku wydajności i chęci do podejmowania wyzwań.

– Należy pamiętać, że to, jak zachowuje się dźwięk w danej lokalizacji, zależy między innymi od zastosowanego wykończenia przestrzeni, umeblowania, ale też ścianek działowych – słowem – kształtu pomieszczenia. Głośniej będzie w miejscach, gdzie sufit, ściany i podłoga są wykonane z twardych materiałów jak beton, szkło czy płyta karton-gips. W takich wnętrzach dźwięki wzmacniane są przez odbicia, niosąc się dalej i w efekcie – przeszkadzając wielu osobom. Niestety, taka jest specyfika zdecydowanej większości przestrzeni typu open space. Dlatego podczas gdy polskie normy wskazują około 55 dB jako wartość hałasu dopuszczalną w pomieszczeniach biurowych, w przestrzeniach otwartych jego poziom jest przekroczony nawet o 15 punktów (60-65 dB). To zdecydowania za dużo – komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Handlu i Marketingu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Philip Vanhoutte, przewodniczący Leesman’s Advisory Board, przekonuje liderów biznesu, by zwrócili uwagę na problem nadmiernie głośnych środowisk pracy. To szczególnie istotne, skoro sami badani pracownicy wielokrotnie narzekają na spadek koncentracji, a nawet motywacji do działania w biurze, gdzie dźwięk telefonów miesza się z rozmowami współpracowników, odgłosami parzenia kawy i drukowanych dokumentów. Do tego setki przychodzących e-maili dziennie, sygnalizowanych dźwiękowo. Brak miejsc do pracy w skupieniu to ogromna strata dla firm na całym świecie.

Potwierdzają to wyniki raportu What workers want 2016. Zidentyfikowano w nim najważniejsze powody wpływające na satysfakcję i samopoczucie pracowników – między innymi komfort (87 proc.), oświetlenie (86 proc.) i temperaturę (85 proc.). Niezadowolenie zaś wynika z długiego czasu dojazdu do pracy oraz… hałasu. Ponad 70 proc. respondentów wskazuje na możliwość realizowania obowiązków służbowych w cichym miejscu, jako kluczowy aspekt wpływający na efektywność oraz szybkość wykonywania zadań i podejmowania decyzji. World Green Building Council (WGBC) potwierdza, że zbyt wysoki poziom hałasu może prowadzić do spadku wydajności nawet o 66 proc. Jak zatem walczyć z niechcianym wrogiem koncentracji?

Dobre praktyki, gotowe rozwiązania

– Przyjmuje się, że dla ochrony pracownika od nietolerowanych dźwięków w modelu open office, należy tak rozplanować wyposażenie i design przestrzeni, by stanowisko pracy było w odległości przynajmniej 15 metrów od źródeł potencjalnie drażniących odgłosów. Często wykorzystywane są do tego dodatkowe przeszkody – szyby, tablice czy meble rozstawiane tak, by stawały się naturalną ścianą dla niepotrzebnych decybeli. Takie bariery powinny mierzyć od 1,2 do 1,4 metra wysokości, by przyniosły oczekiwane rezultaty. Ale są też proste i gotowe rozwiązania, które proponujemy naszym partnerom. Wśród pracodawców dużych firm w Polsce i na świecie dużą popularnością cieszy się system #Hush, kabina zaprojektowana tak, by służyła spontanicznym spotkaniom czy pracy w skupieniu – przekonuje Zuzanna Mikołajczyk z Mikomax Smart Office.

Trendom w designie towarzyszy obecnie próba stworzenia ciekawych wizualnie, spełniających swoje funkcje oraz łatwych w montażu pomieszczeń, które będą naturalną izolacją od otwartego biura. Ścianki działowe kartonowe czy szklane to już za mało. Poszukiwane są takie miejsca, gdzie można pracować indywidualnie lub przeprowadzić rozmowę, czy wspólnie, w spokoju zastanowić się nad problemem. Powstają specjalnie wydzielone akustycznie przestrzenie z tapicerowanym wnętrzem, możliwością pisania na szkle, zainstalowania monitora, podłączenia laptopa, czy nawet pracy na stojąco. Okazuje się, że takie kabiny nie zaburzają porządku funkcjonowania biura oraz z łatwością wpisują się dotychczasowy klimat i aranżację.

hush_closed_mikomax_smart_office

– Obserwujemy tendencję na rynku nieruchomości biurowych do różnicowania wyposażenia. Z uwagi na duże zainteresowanie systemem #Hush właśnie z powodu poszukiwania najlepszych rozwiązań akustycznych powstał koncept #Hush Closed i #Hush Phone. Ten ostatni jest obecnie wdrażany między innymi w centrali nowego biura jednego z największych producentów elektroniki użytkowej, w Amsterdamie, gdzie na powierzchni 2 tysięcy mkw. postawiono aż 12 takich „budek”. Wszystko po to, by zapewnić jak najbardziej komfortowe warunki do rozmów telefonicznych. W Polsce zaś systemy kabinowe znakomicie sprawdzają się w branży finansów osobistych i korporacyjnych, bankowości i ubezpieczeń oraz na przykład w firmach farmaceutycznych, gdzie zatrudnienie dużej liczby osób na jednej przestrzeni wymaga zastosowania rozwiązań, które ułatwią pracę w skupieniu połączoną ze stałą współpracą między zespołami oraz licznymi telekonferencjami i komunikacją skype – dodaje Zuzanna Mikołajczyk z Mikomax Smart Office.

Dla funkcjonujących biur stosuje się zasadę optymalizacji przestrzeni, a więc poszukiwania takich pomysłów urozmaicenia pomieszczenia, by było to zgodne z tożsamością firmy, polityką oraz dotychczasową aranżacją, ale znacząco podnosiło komfort pracowników.

Hołduje się zasadzie „the wider the variety the better”. Chodzi o to, by środowisko pracy było jak najbardziej zróżnicowane. Obserwuje się, że najlepsze wdrożenia w rearanżacji biura to takie, które dają wiele możliwości działania o różnicowanej dynamice, na przykład pracy stojącej i siedzącej, w zespole i w samotności, krótkich spotkań i burz strategicznych, ale równocześnie zapewniają równocześnie poczucie integracji, przynależności do danego miejsca. Własne biurko nie przeszkadza w tym, by pracować w różnych miejscach w biurze i w zależności od potrzeby, korzystania z dedykowanych cichych stref. To element polityki smart working, obecnie trendu numer jeden na świecie, dostrzeganego i docenianego także w Polsce. Więcej informacji o rodzimym smart workingu znajdzie się w „Smart Working Guidebook for modern service centers in Poland”, który jest efektem projektu badawczego zrealizowanego przez Mikomax Smart Office, we współpracy z ABSL. Przewodnik zostanie opublikowany w najbliższych dniach.

[1] World Green Building Council, raport 2015.

[2] Leesman Index, raport 2016.

Dodaj komentarz